3 шага к постоянному порядку на столе

Раньше на моем столе постоянно находилась куча всевозможных вещей — большая куча того над чем я в данный момент работал и уж совсем огромная куча того, над чем я в настоящее время не работал. Все эти бесконечные листочки, заметки, номера телефонов, документы которые надо сложить в папки и стопки предметов, с которыми… да просто нужно что-то сделать!

Просто убраться на столе — недостаточно

Я был слишком занят, чтобы организовать свое рабочее место, но самое страшное, что дело было даже в не в нехватке времени. Если бы кто-то другой взял бы и полностью очистил мой стол и навел на нем образцовый порядок — идиллия продолжалась бы от силы пару дней, после чего бардак непременно вернулся бы.

К счастью, бардак на столе лично для меня давно остался в прошлом. Теперь, независимо от того — над каким количеством проектов я в данный момент работаю, мой стол остается чист. Конечно на нем по прежнему можно найти бумаги с которыми я работаю прямо в эту минуту, блокнот, ручку и листов для заметок. Но главной цели я все-таки добился.

И знаете, это действительно дало мне удивительно чувство освобождения. Оказывается царящий на столе рукотворный хаос буквально вытягивал из меня энергию, вызывал постоянный фоновый стресс и … ну да, в конечном итоге именно мой рабочий стол мешал мне работать.

Теперь то мне известно решение проблемы хаоса на столе: тут недостаточно просто уборки, нужна полноценная трансформация метода и даже мышления.

Как я добился этой самой трансформации? Ну, конечно это было не самое легкое путешествие, и один раз начав, я потом ещё не раз улучшал и совершенствовал методику. Но, хорошая новость состоит в том, что самые важные и основные шаги очень просто и подробно описаны ниже.

Важно только четко помнить: у вас должна быть четкая система действий, и вы должны научить себя следовать этой системе. В противном случае вы просто в очередной раз уберетесь на столе и пару дней будете наслаждаться пристойным результатом.

Большая часть системы которую я предлагаю уже описана ранее (zenhabits.net,  Lifehacker, 43 Folders) и не представляет какого-то секрета. Но при кажущейся простоте, нарушать порядка или вносить в него изменения нельзя.

Итак, простая, но действенная система поддержания порядка на столе:

1. Сначала нужно полностью очистить стол. Буквально. Просто возьмите все что есть на вашем столе и в ящиках, и сложите в одну большую кучу на пол или в подобие «сортировочной корзины». На первый раз ваша «корзина» скорее всего будет очень большой, но в дальнейшем она сожмется до вполне приемлемых пределов одного стандартного лотка для бумаги. Почему я говорю «в дальнейшем»? Потому что отныне ВСЁ, что попадает на ваш стол, сперва отправляется в «корзину», а потом уже обрабатывается как это показано в п.2.

2. Неспеша обрабатываем содержимое нашей корзины сверху вниз. Ничего не сортируем, не выбираем, не пропускаем. Если что-то попало в руку, никогда не кладем это назад. Последовательно берем каждую вещь, каждую бумажку и немедленно определяем что мы с ней делаем:

• Выбрасываем в мусор
• Убираем в папку/на место
• Записываем содержимое в ежедневник/телефон/план (и выбрасываем или убираем)
• Перепоручаем кому-то (и выбрасываем или убираем)
• Если действие которое требует документ/вещь займет меньше 2-х минут, делаем его здесь и сейчас
• Если действие занимает больше времени и вы не можете выбросить, перепоручить и т.п., записываем его в список дел.

3. Повторяйте содержимое пункта 2  по крайней мере один раз в день и ваш стол будет чистым всегда. Когда именно это делать? Без разницы — можете начинать сортировку перед началом рабочего дня или незадолго до его окончания. Мне нравится вариант — обрабатывать «входящее» сразу же по его поступлению.

Пользуйтесь этой простой системой и ваш стол будет чистым всегда. Просто поместите все содержимое в «корзину входящих», а затем выполните действия по каждой бумажке с помощью перечисленных ранее шагов.

Несколько неочевидных проблем с уборкой на столе

• Если вы берете в руку документ и понимаете, что по нему нужно предпринять действия, но, вроде как не срочно, не не прямо сейчас, вы откладываете его в папку, навроде «сделать срочно!» и…. эта папка вскоре становится главным рассадником бардака в комнате, потому что в неё попало так много документов, что их приходится класть не внутрь, а сверху. По этой причине папку «сделать срочно!» (и любое другое хранилище, предполагающее дальнейшие действия)  нужно также ежедневно пересматривать согласно той же самой системе из списка выше.
• «Правило 2-х минут» при всей простоте тоже нуждается в пояснениях. Мы ищем «настоящее дело», а такая мелочь как записать телефон с бумажки в контакт-лист смартфона, кажется такой сущей ерундой, что на неё не стоит тратить времени совсем. По этому мы продолжаем хранить листочки с телефонами приколотыми один к другому, хотя и убираем с глаз долой. Относитесь с уважением к каждому действию — никогда не пропускайте ни одно дело, документ или бумажку, даже если они кажутся вам совершенно незначительными и не стоящими потраченного времени.
• Надо быть честным с собой. Убрать вещь в ящик стола — не значит привести дела в порядок. Вещи должны занимать свои места, если своего места у вещи нет — оно должно быть создано, а если это не целесообразно, вещь идет в мусорное ведро. Другого не дано.
• Оставлять вещи на столе — это самая что ни на есть классическая прокрастинация. Если вы отложите что-то на потом, вещи обязательно будут накапливаться. Разберитесь с ними здесь и сейчас — по-другому это не работает.

Система работает,  этом нет сомнений. Вся проблема в том, чтобы…. ну да, превратить набор правил в систему, т.е. создать себе привычку легко и непринужденно разбираться с хламом здесь и сейчас. Будьте готовы к тому, что привычка не вырабатывается сразу, для этого требуется время и до этого времени, вам нужно просто «запускать» свою систему снова и снова каждый день. Зато когда вы действительно привыкнете к тому, что ваш стол всегда прибран, уже не захотите возвращаться назад.

[sign author=»Александр Фролов для сайта zenman.ru, перевод с дополнениями публикации с zenhabits.net» source=»компиляция на основе сведений находящихся в открытом доступе сети интернет»]