Как навести порядок? Пять шагов к порядку в личных документах

«В конечном счете порядок и только порядок создает свободу. Беспорядок создает рабство»
Шарль Пеги

Здесь будут размещаться статьи по организации, оптимизации и размусориванию окружающего нас пространства — дома, рабочего офиса, электронного пространства (компьютер и прочее), бумаг, гардероба и т.д. Джулия Моргенстерн в своей книге «Самоорганизация по принципу “Изнутри наружу”» утверждает, что человек окружает себя хаосом лишь по причине, что он не учился организованности. Организованность — это просто навык, которому можно и необходимо учиться. Сегодня я хочу поделиться своим опытом упорядочивания документов личного хранения.

Для реализации предложенного алгоритма упорядочивания документов потребуется время. Думаю, большинству трудно будет полностью посвятить несколько дней (в зависимости от количества ваших бумаг) только решению одной задачи -приведению бумаг в порядок. Поэтому предлагаю на данный процесс выделить час или два ежедневно, и постепенно из груды бумаг выстроить свою систему хранения документов.

Алгоритм упорядочивания домашних документов

1. Инвентаризация всех бумаг.

На данном этапе соберите все имеющиеся в доме документы в одно место и производим сортировку на две группы:
-мусор — отправить в урну(неактуальная информация, вышли сроки хранения, не представляет ценности и т.д)
-важное и нужное — следует хранить.

2. Сортировка по категориям.

Документы, которые мы оставили для хранения, сортируем по категориям:

• -финансовые документы (комунальные счета, кредитные документы, налоги)
• -имущество (движимое и недвижимое: документы на жилье, землю, машину и т.д)
• -личные документы или документы членов семьи (паспорта, страховые свидетельства, дипломы, награды, документы по здоровью и т.д)
• -инструкции, паспорта, чеки и гарантии на приобретенные товары
• -документы по направлениям деятельности (хобби, ведение домашнего хозяйства, обучение, развитие и т.д)

В случае большого объема документов в одной из предложенных категорий, возможно выделить отдельные подкатегории. Например, если в семье много хранится медицинских документов или документов по образованию, лучше организовать отдельную категорию «Медицина», «Образование», «Портфолио» и т.д.
Так в моем варианте, выделила в отдельные категории хранения документы, составляющие портфолио членов моей семьи (награды, сертификаты и т.д)

3. Закупка канцелярии и создание системы хранения документов.

После проведения сортировки документов становится ясен объем, подлежащий хранению. Встает вопрос: «Как лучше организовать хранение документов?»
Система хранения должна отвечать требованиям:

• -вместить необходимый объем документов;
• -легко помещать и вынимать необходимый документ из системы.

«Главное правило: ваша система хранения данных должна быть простой библиотекой, а не напоминаниями о действиях, проектах, приоритетах»           Дэвид Аллен

Следуя этому правилу, напоминания об оплате счетов или оформлении тех или иных документов необходимо встроить в свои ежедневники, а не в систему хранения документов.

На сегодняшний день спектр канцелярских товаров для хранения документов весьма обширен. Для себя я остановилась на папках-накопителях с двумя кольцами и папках-конвертах, позволяющие легко положить и забрать документ из папки.

4. Упорядочивание документов в категориях.

Произвела обработку документов в каждой категории: отдельные документы разложила по папкам, которые объединила в папку накопитель с названием той и или иной категории.
На каждой папке написала, что именно хранится в ней. Сроки оплаты счетов и другие напоминания внесла в свой ежедневник.

5. Перевод документов в электронный вид.

Сегодня все чаще становится актуальным хранение информации в электронном виде. Это уменьшает время на доступ к информации (не надо рыться в папках), делает возможным доступ к информации, не привязанный к конкретному месту хранения документа.

На завершающем этапе упорядочивания документов задайте себе вопрос: какие документы я могу хранить в электронном виде без ущерба для доступности этой информации?

Для себя я решила финансовые документы по платежам онлайн впредь буду хранить только в электронном виде. Разного рода бумаги по хобби и направлениям деятельности перевела в электронные заметки. Так например, бумаги по садоводству занимали у меня приличный объем и хранились в папке. Это были и рукописные заметки и печатные документы, картинки и т.д. Всю эту массу еще раз пересмотрела на предмет ее ценности и оформила в заметки, объединенные одним блокнотом в Evernote. Теперь эта информация мне доступна не только дома, но и в любом другом месте, что увеличило мои возможности использования информации. От кулинарных рецептов на бумажках я избавилась ранее, писала об этом в  статье «Меню недели. Личная система оптимизации времени и сил на кухне».

Полезные материалы по ЗОЖ и личному развитию также перевела в электронный вид. Отсканировала личные документы в целях оперативного оформления услуг и разместила их на внешнем носителе (съемный диск). Степень перехода на хранение информации в электронном виде каждый должен решить для себя в зависимости от своих предпочтений и возможностей. По своему опыту скажу, что использование оцифрованных документов тоже является тренируемым навыком и вносит в нашу жизнь много дополнительных преимуществ. Но это уже отдельная тема для обсуждения…

Источник: tvoe-reshenie.com