Как составить выполнимые планы? Блочное планирование

Казалось бы, что может быть приятнее поставить “галочку” напротив выполненного пункта из списка дел. Но на практике часто список дел становится для нас источником стресса. Взглянув на него, сначала мы ужасаемся, как много нам предстоит сделать, потом в офисе начинают гореть “пожары” из просроченных задач, поступают звонки и электронные письма, возникают желания поболтать с коллегами, попить кофе, “потупить” в соцсетях…Как результат — со словами “как мало я успел сегодня” мы переносим невыполненные задачи с одного дня на другой. Попытки привести свои дела в порядок часто так и заканчиваются этапом составления списка дел. Нет, я не призываю вас не составлять списки дел, напротив, все задачи обязательно нужно фиксировать на бумаге. Я призываю вас не планировать жестко выполнение задачи на какое-то определенное время, а планировать выполнение задач блоками. Блочное планирование или планирование блоками — простая, эффективная система управления задачами, суть которой заключается в делении дня на временные блоки и группировке дел из списка со схожими признаками.

Условно можно выделить несколько этапов в планировании блоками:

1. день делится на 3-6 блока по 2-3 часа
2. выделяются типы блоков: фокусный, коммуникативный, рутинный
3. типы блоков чередуются в течение дня
4. дела из списка группируются по типу блока.

Подробнее обсудим каждый пункт системы планирования блоками.

1. Как делить день на блоки?

Блок — это временной интервал по 2-3 часа.

Стандартно выделяется утренний блок. Это набор повторяющихся дел, которые вы совершаете каждое утро: время подъема, душ, завтрак, спорт, уборка, чтение и т.д Часто этот блок называют утренней рутиной или утренним ритуалом. Затем, как правило, идет рабочее время. Обычно это 8-ми часовой рабочий день. Выделяем 3 блока по 2-3 часа, оставляя между блоками время на отдых. Например, 1 блок — с 9.00 до 12.00, 2 блок — 13.00-15.00, 3 блок -16.00-18.00.

И заканчивается день еще одним блоком — вечерним, который включает в себя действия которые вы обычно совершаете в конце дня: приготовить ужин, проверить уроки у ребенка, чтение, подвести итоги дня, составить план на день и т.д В итоге день делится на 5 блоков. Это стандартный путь, но возможны разные варианты деления дня на блоки в зависимости от специфики вашей работы и вида деятельности.

2. Перейдем к обсуждению типов блоков

В системе выделяется три вида блоков:

• фокусный
• коммуникативный
• буферный

Фокусный блок — это временной интервал для решения самых важных задач, которые ведут вас к достижению поставленных целей, которые требуют от вас сосредоточенности и концентрации.
Коммуникативный блок — для звонков, совещаний, ответов на письма, переговоров и встреч, контроль поручений.
Буферный блок включает задачи, которые вы можете выполнять на автомате, не требующие особого внимания, т.е текущие задачи.

3. Расписание дня

Таким образом, каждый день будет включать:

• утренний блок — утренняя рутина или утренний ритуал
• фокусный блок — для стратегических задач
• коммуникативный блок- для встреч, звонков, писем
• буферный блок — для текущих задач
• вечерний блок — для дел, завершающих день, отдых, чтение.

Это основа нашего ежедневного расписания.

 4. Группировка задач

Теперь задача управления своими делами сводится к группировке задач из списка дел на день по типу блока.
При такой расстановке блоков задачи будут расставлены и , соответственно, выполняться, в порядке их важности — от стратегических задач до рутины. Таким образом, система гарантирует выполнение главных задач, задач, продвигающих вас к цели.

В чем главный секрет блочного планирования?

Почему эта система повышает нашу продуктивность?В блочном планировании заложен принцип конвейера: мы решаем не каждую конкретную задачу отдельно, а объединяем схожие задачи в группы. Решение однотипных задач в блоке погружает нас в поток и позволяет максимально сконцентрироваться. Известно, что переключение мозга с одной задачи на другую занимает 20-30 минут.

Что делать, если внешние обстоятельства затрудняют выполнение плана?

Вы работаете в фокусном блоке и поступает звонок коллеги. Берем трубку и говорим, что перезвоним в 13.00 и продолжаем работать над задачей.

Фокусный блок — самый важный блок вашего дня. Отключите все уведомления, звонки, исключите возможные прерывания пока вы работаете в этом блоке

В течение дня поступила “горящая” задача, которую нельзя отложить. Есть два варианта:

• первый- выполняем фокусный блок и потом переходим к решению “горящей” задачи. При этом руководствуемся тем, что нет в этом мире ни одной задачи, решение которой не могло бы подождать 1-2 часа.
• второй — откладываем свои планы и выполняем “горящую” задачу, затем выполняем фокусный блок. Коммуникативным и буферным блоком, в случае отсутствия времени, можно пожертвовать и перенести эти дела на другой день. Вас будет “греть” мысль, что сегодня вы выполнили свои главные задачи и необходимость отложить рутинные дела на завтра не будет вызывать стресс.

Преимущества системы блочного планирования

• в расписании дня жестко закрепляются блоки, а не задачи
• планируется не только время работы, но и время отдыха
• задачи ранжируются и выполняются по степени их важности
• увеличивается продуктивность за счет принципа “конвейера”.

Прочитал статью — внедряй! Возможно именно блочное планирование — это, что изменит твою жизнь и повысит твои результаты.
Пост был тебе полезен? Уверена, твои друзья тоже стремятся к продуктивности, поделись с ними! Так ты сделаешь свое окружение сильнее!

Источник: tvoe-reshenie.com