Что такое дедлайны, как их ставить и соблюдать

Дедлайны — это одно из ключевых понятий тайм-менеджмента, а также любого планирования вообще. Как видно из примеров выше, они используются фактически во всех сферах человеческой жизни: в учебе, в бизнесе, в управлении проектами, в законодательстве и даже в быту.

Дедлайн — это крайний срок, к которому нужно выполнить задачу, достичь цели или завершить проект. Дедлайном может быть календарная дата, день недели, время или даже наступление какого-нибудь события. Вот несколько примеров:

• Построить новый мост до 15 июня 2022 года.
• Обновить дизайн сайта до 5 мая.
• Подать налоговую декларацию до 30 апреля.
• Написать статью к пятнице.
• Заплатить за свет до 12 марта.
• Сдать зачет до 14 апреля.
• Написать отчет к 15–00.
• Купить чай и конфеты к ужину.
• Навести порядок в квартире до приезда гостей.
• Укрыть розы до первых заморозков.
• Похудеть к пляжному сезону.

Главное предназначение дедлайнов — делать наши планы более точными и конкретными. Постановка дедлайнов помогает нам грамотно распоряжаться своим временем и получать результат именно тогда, когда это необходимо.

Невыполнение задачи к назначенному сроку называется «срывом дедлайна». Как правило, срыв дедлайна приводит к негативным последствиям. Например, если бизнесмен вовремя не подаст декларацию, его оштрафуют. А если фрилансер не закончит проект к условленной дате, он испортит себе репутацию.

Однако даже если неприятностей и не последует, нарушение сроков всегда означает, что первоначальный план по каким-то причинам сорвался. Иногда такое происходит из-за непредвиденных обстоятельств, а иногда свидетельствует о просчетах в планировании или о неправильной организации работы.

Для чего нужны дедлайны

Слово «дедлайн» обычно вызывает у нас не самые приятные ассоциации. Сразу вспоминаются авралы, сверхурочные, стрессы и различные неприятности, связанные с несоблюдением срока. Возникает закономерный вопрос: почему же люди добровольно осложняют себе жизнь этими «крайними сроками»?

На самом деле дедлайны, несмотря на все связанные с ними проблемы, дают человеку несколько очень серьезных преимуществ. Вот они:

1. Своевременное получение результата. Часто нам даже не нужно придумывать себе дедлайны: они возникают в нашей жизни сами по себе. Как правило, они обусловлены необходимостью получить конкретный результат в конкретное время.

Представим, что нам нужно подготовиться к празднованию Нового года: повесить гирлянды, украсить елку, купить продукты и подарки. У этой задачи изначально есть свой дедлайн — вечер 31 декабря. Если мы не выполним задачу к этому времени, она потеряет актуальность. Разумеется, никто нам не запретит в январе украшать елку и покупать мандарины, но привычного праздника уже не получится.

Другой пример: предположим, что сегодня нам нужно поздравить с днем рождения друга или родственника. Здесь тоже есть дедлайн — вечер этого дня. И если мы отложим задачу на завтра, нам уже придется извиняться за несвоевременное поздравление.

Таких дел с «естественными дедлайнами» у нас очень много. Вот еще примеры:

Во всех этих случаях соблюдение дедлайнов помогает нам избегать проблем или же не упускать выгоду.

2. Планирование совместной работы. Другая важная функция дедлайнов — это координация совместных усилий отдельных людей или целых коллективов.

Предположим, что над строительством дома трудятся две бригады строителей: каменщики и кровельщики. Вторая бригада не может выполнить свою часть работы, пока первая не закончит свою. Чтобы кровельщики не занимались пассивным ожиданием, а могли спокойно планировать работу на других объектах, бригадам следует договориться о дедлайне. К этому дню каменщики должны будут возвести стены, а кровельщики — завершить другие дела и подготовиться к работе.

Дедлайны помогают согласовать не только последовательные, но и параллельные этапы работ. Давайте, например, представим, что некая компания решила создать промо-страницу нового продукта. Для этого ей потребуются усилия сразу нескольких специалистов: редактора, копирайтера, иллюстратора и т. д. Вот как может выглядеть рабочий процесс в этом случае:

Если дедлайны в совместной работе поставлены грамотно, они помогут ускорить работу над проектом и избежать серьезных временных потерь. Например, без дедлайнов каменщики могли бы безосновательно затянуть свою часть работы, а потом долго ждать, когда кровельщики освободятся.

3. Рациональное распределение усилий. Зная время до дедлайна, мы можем оценить объем предстоящей работы и равномерно распределить его по времени.

Например, мы планируем написать книгу объемом 100 000 слов за три месяца. Легко подсчитать, что для этого нам придется писать примерно по 1100 слов каждый день. И это будет именно тот объем, который позволит вовремя закончить работу и не тратить на нее больше усилий, чем это необходимо.

В популярной технике SMART дедлайн считается одним из критериев правильно поставленной цели. И это не случайно: определив дедлайн, мы можем составить максимально точный план достижения цели, который избавит нас от неопределенности, спешки и нерешительности.

4. Борьба с прокрастинацией и самосаботажем. Без дедлайнов задачи выглядят необязательными для выполнения: их можно безболезненно игнорировать и откладывать на потом.

Предположим, что некий журналист решил написать внеплановую статью для своего издания. У этой статьи нет конкретной даты публикации, а значит, нет и дедлайна. И если с мотивацией или самодисциплиной у журналиста вдруг возникнут проблемы, он легко сможет найти предлог, чтобы отложить задачу («что-то я устал», «нет вдохновения», «а вот интересный видеоролик»). Да, он наверняка почувствует, что ведет себя как-то неправильно. Однако формально он может приступить к своей работе когда угодно.

Но давайте представим, что статью вдруг добавили в план публикаций, и у нее появился дедлайн. Теперь журналист твердо знает, чем он на самом деле должен сейчас заниматься, а все его отмазки автоматически становятся «незаконными». Разумеется, в этом случае журналист тоже может впасть в прокрастинацию, но на душе у него будет уже не так спокойно.

Когда дедлайн определен, задачу уже нельзя просто взять и отложить. В голове у человека включается что-то вроде таймера с обратным отсчетом, который начинает причинять ему дискомфорт и подталкивать к действию.

5. Повышение производительности труда. Дедлайны заставляют думать о своевременном завершении работы, а значит избегать задержек и промедлений.

Давайте еще раз возьмем пример с журналистом и внеплановой статьей. Предположим, что журналист все-таки преодолел прокрастинацию и приступил к работе. Но спешить ему по-прежнему некуда. А это значит, что он запросто может:

• Отвлекаться на социальные сети и общение с друзьями.
• Давать волю своему перфекционизму и часами «шлифовать» незначительные детали.
• Работать в темпе «в час по чайной ложке».
• Не думать об эффективности работы и выполнять ее самым нерациональным способом.

Подобные проблемы заметно снижают производительность труда, но если человек никуда не спешит, он может даже не обратить на них внимания. Когда же у задачи есть дедлайн, то все отвлечения и задержки сразу становятся очевидны.

Как правильно ставить дедлайны себе и другим

Ниже перечислены основные правила постановки дедлайнов. Соблюдение этих правил помогает точнее определять сроки выполнения задач и составлять выполнимые планы как для себя, так и для других.

Обратите внимание: мы рассматриваем дедлайны в контексте личного тайм-менеджмента. Если вас больше интересует управление проектами, рекомендуем обратиться к специальной литературе.

1. Фиксируйте дедлайны. Определив срок выполнения задачи, запишите его в блокнот или таск-менеджер. Дедлайн, который поставлен в уме, выглядит необязательным: его легко отменить или пересмотреть задним числом.

2. Дедлайны должны быть обоснованы. Одна из самых серьезных ошибок в планировании — это назначать крайний срок произвольно. Например:

— Хочу выучить японский язык за четыре месяца.
— Почему именно за четыре?
— Ну… А почему бы нет?

Такие планы с высокой долей вероятности сорвутся. Дедлайн нельзя брать с потолка: мы всегда должны четко понимать, почему выбрали тот, а не иной срок.

На самом деле дедлайн может определяться только двумя факторами:

• Необходимостью получить конкретный результат в конкретное время. Например: «подтянуть английский до летнего отпуска», «похудеть к пляжному сезону», «подготовить презентацию до встречи с заказчиком в пятницу». Часто такие дедлайны диктуются внешними обстоятельствами и не зависят от наших желаний.
• Возможностью получить конкретный результат в конкретное время. Например, нам нужно установить дедлайн для написания книги. Предположим, что физически мы способны писать только по 1000 слов в день. Следовательно, на книгу объемом 100 000 слов у нас уйдет примерно 3 месяца и 10 дней. Именно этот срок и следует взять в качестве дедлайна, добавив к нему небольшой резерв времени.

3. Проведите исследование. Дедлайн нельзя ставить «на глазок», особенно если мы выполняем задачу впервые. Запросто может оказаться, что наши первоначальные представления о задаче были поверхностными и недостоверными.

Чтобы точнее спрогнозировать срок выполнения задачи, проведите хотя бы небольшое исследование: полистайте справочники, изучите чужой опыт, проконсультируйтесь со специалистами, поставьте эксперимент и т. д. Например:

4. Ориентируйтесь на худший сценарий. Оценивая сроки, мы часто имеем дело с «вилкой значений». Например:

• За неделю я буду терять от 0,5 до 1 кг.
• Каждая статья в блоге будет приносить от 100 до 500 посетителей в месяц.
• Конверсия в покупателей составит от 2 до 5%.

Составляя план, лучше ориентироваться на самый пессимистичный вариант. Если все произойдет именно так, вы будете к этому морально готовы, а ваши планы не сорвутся. Если же показатели окажутся лучше ожидаемых, это станет для вас приятным сюрпризом. Вы сможете выполнить свой план досрочно или скорректировать его с учетом новой информации.

5. Планируйте с запасом. Часто дедлайны срываются из-за непредвиденных обстоятельств и форс-мажоров.

Например, мы планируем закончить проект к субботе. Но в понедельник к нам приезжают гости, в среду у нас болит спина, а в пятницу в нашем районе на несколько часов отключают свет. В результате мы заканчиваем проект с опозданием на пару дней.

Чтобы избегать подобных проблем, рекомендуется закладывать в свои планы хотя бы небольшой резерв времени или усилий.

Резерв времени. На непредвиденные обстоятельства обычно советуют закладывать до 20–40% времени. Например, если мы можем написать книгу за 100 дней, лучше установить срок в 120 или 140 дней. Если ничего не случится, и мы закончим проект раньше — отлично.

Резерв усилий. Аналогично: можно прибавить 20–40% к ежедневному объему работ. Например, если нам нужно писать по 1000 слов в день, чтобы закончить книгу вовремя, мы должны писать по 1200–1400 слов.

Какой вид резерва выбрать — зависит от вашей задачи. Можно комбинировать оба варианта.

6. Оцените риски. Установив дедлайн, запишите причины, по которым он может сорваться. Например:

Составив список, подумайте: насколько эти риски реальны? Как их предотвратить? Можно ли снизить вероятность их появления? Возможно, что после этого анализа вам придется подкорректировать планы и увеличить резерв времени.

7. Избегайте нереалистичных сроков. Если предыдущие пункты выполнены правильно, то здесь проблем возникнуть не должно. Если же составленный план все равно выглядит слишком фантастично, еще раз исследуйте задачу: возможно, вы что-то упустили.

8. Подумайте, можно ли быстрее. Составив подробный план, мы обычно настраиваемся на выполнение задачи каким-то конкретным способом. Из-за этого мы часто игнорируем другие решения, порою даже более эффективные.

Например, мы настроились продвигать свои услуги через социальные сети и не думаем о других каналах. А ведь вполне может оказаться так, что реклама в Яндекс Директ или качественный видеоролик способны гораздо быстрее привлечь клиентов.

Убедитесь, что выбранные вами средства действительно наиболее эффективны.

9. Устанавливайте дедлайны для важных задач. Одна из самых популярных ошибок в тайм-менеджменте — это выполнение срочных задач в ущерб важным.

Например, некий фрилансер целыми днями занимается выполнением срочных заказов. Да, он зарабатывает деньги. Но при этом у него не остается времени на профессиональный рост и продвижение своих слуг. В результате он годами остается на одном и том же уровне, упуская возможность увеличить свой доход.

Если задачи действительно важны и могут кардинально улучшить вашу жизнь, их следует выполнить как можно скорее. Установите для таких задач крайний срок и выполняйте их наряду со срочными делами.

10. Не ставьте дедлайны там, где вы прямо не влияете результат. Мы не можем точно предугадать поведение других людей или случайные события. Здесь мы способны только повысить вероятность благоприятного для нас исхода, но не более того.

Например, владелец кафе может тратить много сил, денег и времени на создание лучшего заведения и на его раскрутку. Однако вряд ли он сумеет точно предсказать, когда его кафе станет популярным и станет ли оно популярным вообще.

В таких ситуациях следует планировать только свои действия, придерживаясь принципа «делай что должен, и будь что будет».

Как соблюдать и не срывать дедлайны

Правильно поставленный дедлайн еще не гарантирует, что план не сорвется. В этом разделе мы разберем основные ошибки и проблемы, связанные с соблюдением дедлайнов, и рассмотрим несколько полезных приемов.

Для удобства раздел поделен три части: планирование работы, организация рабочего процесса и особенности работы с клиентами.

Планирование

1. Сразу планируйте начало работ. Одна из самых популярных ошибок — это установить дедлайн для задачи, но не запланировать дату начала работ. В результате задача начинает незаметно откладываться, и дедлайн срывается.

Чтобы избежать таких проблем, сразу запишите, когда вы приступите к работе и каким будет первый шаг. Например:

2. Составьте график предстоящих работ. Разделите свою задачу на отдельные шаги и распределите эти шаги по дням, неделям или месяцам (см. декомпозиция). График поможет отслеживать прогресс и лучше контролировать сроки. Если в процессе работы что-то пойдет не так, вы заметите это сразу.

План можно оформить любым удобным для вас способом: в виде списка дел на бумаге, в виде таблицы или диаграммы Ганта.

3. Установите дедлайны для отдельных этапов. Чтобы сроки не расползались, установите жесткие дедлайны для всех крупных этапов проекта. Например:

Организация работы

1. Выполняйте основной объем работы в начале. Многие стремятся делать наоборот, но это опасная стратегия.

Во-первых, в процессе работы могут вскрыться новые обстоятельства, которые мы не учли на этапе планирования. Во-вторых, чем дольше длится проект, тем выше шанс столкнуться с форс-мажорами. Когда эти факторы накладываются на большой объем работы, завершать проект приходится в авральном режиме.

Если основная часть работы была выполнена еще в начале, наш план получает дополнительный запас прочности.

2. Двигайтесь от важного к деталям, и от сложного к простому. То же самое: этот принцип помогает завершить проект без стрессов и авралов. Если самая сложная или самая главная часть работы уже позади, мы можем спокойно «полировать детали», не боясь сорвать сроки.

3. Не делайте лишнего. Иногда в процессе работы нам хочется сделать что-то, что не входило в первоначальный план: вставить декоративный элемент, дописать дополнительную функцию или добавить для клиента какой-нибудь приятный бонус.

Обязательно запишите все эти идеи, но отложите их реализацию до тех пор, пока не будет выполнена обязательная часть. Такие «отличные идеи» часто становятся главными ворами времени в проекте.

Также в процессе работы следует избегать необоснованного перфекционизма. Не нужно делать на «пять с плюсом» то, что достаточно сделать на «тройку».

4. Сперва дневная норма, потом все остальное. В первую очередь старайтесь выполнять запланированный на день объем работы по важным проектам. Только после этого переходите к другим задачам: делам по дому, развлечениями и т. д. Если отложить проекты на конец дня, у нас может не хватить на них времени или сил.

Работа с клиентами

1. Убедитесь в правильном понимании задачи. Прежде чем браться за работу, удостоверьтесь, что правильно поняли потребности и ожидания клиента.

Предположим, некому веб-мастеру заказали сайт. Он начинает тщательно изучать целевую аудиторию, создавать для нее удобный интерфейс и т. д. А потом выясняется, что клиенту сайт нужен только для отчета перед начальством. Посетителей там не ожидается, поэтому большая часть проделанной работы не имеет смысла.

Сегодня некоторые компании и фрилансеры оформляют понимание задачи письменно и дают этот документ на утверждение клиенту. Такой подход помогает избежать недоразумений и ненужной работы.

2. Убедитесь, что это действительно срочно. Ничто так не демотивирует, как «очень срочная работа», которую потом положат в стол. Если перед вам поставили слишком уж экстремальный дедлайн, поинтересуйтесь, с чем это связано. Клиент должен ответить примерно следующее:

— Почему до 15 апреля? В этот день мы будем участвовать в выставке, и хотим давать ссылку на новую промо-страницу потенциальным заказчикам.

— Почему так срочно? Хочу подарить ваш хендмейд жене на 8 марта.

Если же выяснится, что дедлайн взят с потолка, постарайтесь договориться о более удобных для вас сроках.

3. Используйте поэтапное согласование. Невозможно вовремя сдать работу, если она выполнена неправильно. Особенно опасны ошибки на ранних стадиях проекта: из-за них все последующие усилия окажутся напрасными. Например:

• Если портной ошибся с размерами, готовый костюм не подойдет заказчику.
• Если рекламное агентство неправильно определило целевую аудиторию, оно создаст бесполезную рекламу.

Чтобы избежать таких проблем, договоритесь с клиентом о промежуточных согласованиях на разных стадиях работы. Например, если журналист пишет на заказ лонгрид для какого-нибудь издания, у него могут быть такие этапы согласования:

4. Установите свой дедлайн. Установите собственный дедлайн («редлайн») за несколько дней до клиентского. Разница между сроками станет своеобразной подушкой безопасности в том случае, если что-то пойдет не так.

Редлайн особенно полезен в командной работе, когда над проектом работают сразу несколько человек. Он поможет своевременно выявить и исправить недочеты перед сдачей проекта заказчику.

Проблемы и недостатки дедлайнов

Постановка дедлайнов — это один из самых противоречивых методов тайм-менеджмента. Дедлайны существенно повышают качество нашего планирования, но вместе с этим они создают нам и множество серьезных проблем. Вот только некоторые из них:

1. Дедлайны — это всегда стресс. Они загоняют нас в жесткие рамки и по своей сути являются формой принуждения. А принуждение (даже если это самопринуждение) для человека всегда неприятно и сопровождается стрессом. Если же крайний срок близок и существует риск сорвать дедлайн, то давление на психику возрастает многократно.

2. Срыв дедлайна порождает дополнительные проблемы. Даже когда мы ставим дедлайны сами себе, их несоблюдение приводит к испорченному настроению и подрыву самооценки. Если же речь идет о взаимодействиях с другими людьми, то последствия могут быть гораздо серьезнее: конфликты с клиентами или руководством, удар по репутации, финансовые убытки.

3. Крайние сроки часто определяют неверно. Людям порою сложно правильно оценить объем предстоящей работы, предусмотреть форс-мажоры и возможные трудности. Более того, в некоторых же проектах дедлайны «берутся с потолка» и не соответствуют реальным возможностям исполнителей.

4. Опасность прокрастинации. Большие сроки расслабляют и создают ложное ощущение безопасности. Из-за этого и возникает одна из самых распространенных проблем с дедлайнами: откладывание предстоящей работы. Человеку кажется, что времени у него еще много, и он может никуда не торопиться. Беда здесь в том, что после каждого откладывания ежедневный объем предстоящей работы постепенно возрастает и однажды может стать «экстремальным».

Пример. У студента экзамен через месяц, и ему нужно за это время выучить 60 билетов. Чтобы успеть подготовиться, он должен ежедневно учить по два билета. Однако в течение двух недель он откладывает занятия и теперь вынужден каждый день учить по четыре билета, тратя на это все свое время.

5. Опасность авралов. Неверное определение сроков и упомянутое выше «хроническое откладывание» неизбежно приводят к авральной работе. А это, в свою очередь, приводит к дополнительным стрессам и риску переутомления.

6. Снижение качества работы. Зачастую единственный способ уложиться в срок в режиме аврала — это снизить качество. То есть: пропустить важные этапы работы, выделить меньше времени на проверку, упростить и т. д.

7. Дедлайны не совместимы с перфекционизмом. Если человек любит шлифовать детали и доводить все «до идеала», он будет или постоянно срывать дедлайны, или испытывать чувство неудовлетворенности от своей работы. И то и другое будет для него крайне неприятно.

8. Снижение гибкости. Полностью сосредоточившись на крайнем сроке, мы часто перестаем следить за изменением обстановки. Из-за этого мы не замечаем опасностей и упускаем благоприятные возможности.

Перечисленные недостатки ничуть не умаляют достоинства дедлайнов: они были и остаются одним из самых полезных инструментов планирования. Однако если в их использовании нет особой необходимости, а возможные проблемы могут «перевесить» преимущества, то от постановки дедлайнов лучше отказаться.

Источник: time-blog.ru